Care este termenul de transmitere e-Factura și ce sancțiuni se aplică

RO e-Factura, sistemul național de facturare, a devenit obligatoriu de la 1 ianuarie 2024, pentru toate livrările de bunuri și prestările de servicii care au loc în România, realizate între persoane impozabile B2B (business to business). Însă, de la 1 iulie 2024 lucrurile se vor schimba radical pentru că de la această dată se vor da amenzi și doar facturile trimise prin e-Factura vor fi considerate documente originale ce vor putea fi înregistrate în contabilitate.

Facturile vor fi salvate într-un fișier standardizat XML și vor fi transmise în SPV fie manual, fie automat. SPV (Spațiul Privat Virtual) este un serviciu gratuit oferit de ANAF prin care se urmărește digitalizarea comunicării în domeniul fiscal, iar prin intermediul acestuia se vor trimite și se vor primi facturile de la furnizorii români.

Potrivit legii, toți operatorii economici, indiferent dacă sunt sau nu înregistrați în scopuri de TVA au obligația să transmită facturile către ANAF prin RO e-Factura. Sistemul este operațional din 2022, însă a fost obligatoriu doar pentru facturile emise de companiile private în relațiile cu statul (B2G), pentru cele aferente bunurilor cu risc fiscal și pentru agențiile de turism care emit facturi în baza tichetelor de vacanță.

Care este termenul de transmitere e-Factura?

Termenul limită pentru transmiterea facturilor în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii. Dar, începând cu 1 iulie 2024 termenul pentru transmiterea facturilor în sistemul național Ro e-Factura este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile calendaristice de la data limită prevăzută pentru emiterea facturii.

Cu alte cuvinte, chiar dacă ai generat un document în programul tău informatic și l-ai și trimis clientului, acel document nu reprezintă o factură. Factura nu există decât la momentul la care aceasta este transmisă prin sistemul RO e-Factura și se întoarce înapoi validă, cu sigiliul Ministerului Finanțelor.

Reprezentantul legal al societății este răspunzător pentru netransmiterea facturilor în termenul prevăzut de lege, indiferent cine este persoana responsabilă cu transmiterea facturii în sistemul RO e-Factura.

În perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024, nu se sancționează contravențional nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național RO e-Factura, fiind vorba de o perioadă de testare și implementare a sistemului.

Între 1 aprilie și 30 iunie 2024 vor fi amendați doar cei care emit facturi către clienți, emitenții facturilor, iar după această perioadă, începând cu 1 iulie 2024 destinatarii vor fi amendați dacă înregistrează în contabilitate alte documente decât cele primite prin sistemul RO e-Factura.

Ce sancțiuni se aplică pentru netrimiterea facturilor prin e-Factura?

Implementarea sistemului național de facturare electronică are caracter obligatoriu pentru operatorii economici cărora li se adresează. După 1 iulie 2024 neraportarea în sistemul e-Factura reprezintă contravenţie și va fi sancționată cu amendă.

Nerespectarea termenului de 5 zile lucrătoare pentru transmiterea facturilor în sistemul e-Factura constituie contravenție și va presupune amenzi cuprinse între:

• 5.000 lei și 10.000 lei pentru persoanele juridice contribuabili mari;

• 2.500 lei și 5.000 lei pentru persoanele juridice contribuabili mijlocii;

• 1.000 lei și 2.5000 lei pentru celelalte persoane juridice și pentru persoanele fizice.

Cu toate acestea, legiuitorul a avut în vedere că prima parte a perioadei de implementare a sistemului de facturare RO e-Factura ar putea genera dificultăți pentru anumiți operatori economici, ținând cont de complexitatea și noutățile de ordin tehnic și digital pe care le presupune un astfel de demers.

Ce opțiuni ai pentru a trimite facturile corect și la timp

Implementarea sistemului de facturare e-Factura vine cu provocările aferente unei schimbări, la care se adaugă pe lângă componenta de noutate și dificultățile tehnice. În principiu, pentru a face această tranziție cât mai ușor ai două opțiuni:

• Facturare pe cont propriu. Acest lucru presupune că vei achiziționa semnătura digitală și îți vei deschide un cont în SPV. Însă, trebuie să ai în vedere că facturile trebuie să fie în formatul standard XML. Vei avea nevoie și de un program de facturare care să îți genereze factura XML. După depunere, trebuie să verifici dacă factura a fost validată de ANAF, apoi să o descarci. Pentru facturile primite lucrurile se complică puțin în sensul că este nevoie să le descarci din sistemul ANAF și să le salvezi într-o arhivă digitală (termenul legal pentru păstrarea facturilor este de 5 ani), după care să le trimiți contabilului.

• Soft de facturare integrat cu e-Factura. Dacă alegi un soft de facturare integrat cu e-Factura vei avea nevoie să îți faci cont în SPV și să îți achiziționezi o semnătură digitală. Vei putea factura și trimite facturile în SPV direct din programul de facturare, să verifici dacă a fost validată de ANAF, apoi să o descarci.

Implementarea sistemului RO e-Factura pare să fie la prima vedere doar o problemă în plus pentru contribuabilii obligați să îl implementeze. Însă, dacă privim totul mai în ansamblu și pe termen lung, vom remarca că vor apărea și avantaje. Printre acestea, pe lângă combaterea evaziunii fiscale, costurile legate de imprimare, taxe postale pentru transmiterea facturilor sau costurile legate de stocarea acestora de vor diminua sau chiar reduce în totalitate.

Cu un soft potrivit pentru e-Factura, facturarea electronică și trimiterea către ANAF se simplifică. Prin urmare, exportul documentelor fiscale și al fișierelor XML devine un proces simplu și rapid, realizabil printr-un singur click.