Lecție de pandemie. Cum poate funcționa mediul de afaceri fără a mai emite facturi și avize pe hârtie

Florel Manu 06/05/2020 | 10:20 Digital
Lecție de pandemie. Cum poate funcționa mediul de afaceri fără a mai emite facturi și avize pe hârtie

Tot mai multe munci repetitive, inclusiv cele de birou, sunt înlocuite treptat cu automatizări și tehnologii bazate pe inteligență artificială. Utilitatea lor este vizibilă în actualul context al pandemiei de COVID-19.

Odată cu apariția primelor cazuri de COVID-19 în România, mai mulți antreprenori nu au mai așteptat ordonanțele militare și au decis lucrul de acasă. Câ­teva parte dintre businessuri au fost pre­gătite din timp pentru o astfel de provocare. Încă de aproape zece ani, multe firme au renunțat la o parte din activită­țile admi­nistrative care implicau munci fizice de bi­rou, cum ar fi cele de conta­bilitate, și au adoptat tehnologii de tip robotic process automation (RPA). Aceste procedee au înlocuit factorul uman în activitățile de facturare, contabilitate sau de proce­sare a anumitor documente.

Cu o cifră de afaceri de 2,4 milioane de euro, DocProcess este unul dintre cei mai cunoscuți jucători locali în implementarea de soluții pentru digitalizarea și automatizarea proceselor operaționale cu ajutorul roboticii. Principalii clienți ai companiei vin din zona de retail, unde co­menzile, facturile și contabilitatea sunt automatizate.

„În momentul de față, retailul este în proporție de peste 90% în format electronic“, spune fondatorul com­paniei DocProcess, Liviu Apolozan, care precizează că operațiunile contabile pe hârtie în acest domeniu sunt pe cale să devină istorie. Apolozan nu exclude ca procesele de contabilitate clasică să mai existe la mici afaceri sau la unele servicii.

Fără hârtie

La începutul lui aprilie, Liviu Apolozan își coordona de acasă businessul. De altfel, aproape întreaga echipă de peste 50 de oameni lucrează de acasă, munca fizică fiind făcută de doar doi sau trei angajați care sunt nevoiți să continue diverse munci de birou. Principalii clienți sunt 26 de mari companii care antrenează alți circa 3.000 de furnizori, distribuitori și colaboratori. Asta face ca, în acest moment, DocProcess să aibă în portofoliu circa 3.200 de clienți, cu o țintă de 6.000 de contracte semnate până la sfârșitul anului.

„Marele retail a anticipat și nu a așteptat o criză“, spune antreprenorul, menționând că în perioada ce urmează mai multe businessuri vor renunța la operațiuni contabile pe hârtie și își vor automatiza procesele. Spune că acest trend era deja în creștere, însă criza și perioada de după ea îi vor determina pe cei care au businessuri să-și eficientizeze costurile în zona de contabili­tate, de emitere a facturilor sau a controlului anumitor documente.

„Pentru cei la care am lucrat am constatat că timpul mediu de prelucrare a do­cu­mentelor era de 27 de zile, iar după automatizare a scăzut sub 5 zile“, explică Apo­lozan, cu precizarea că prelucrarea durează doar câteva secunde, iar cele 5 zile reprezintă timpul în care compania aș­teaptă datele de la recepția mărfii. În urmă cu un an și jumătate, un alt antreprenor din zona automatizării software explica pentru NewMoney avantajele înlocuirii lucrului clasic în muncile de birou repetitive. „Un robot face munca a doi-trei oameni și poate munci de până la patru ori mai mult“, spunea atunci Cristi Ignat, fondatorul companiei Canopy.

Suferință mare“

Revenind la situația creată de criza COVID-19, Liviu Apolozan spune că tot mai multe afaceri vor avea nevoie de noile tehnologii bazate pe RPA. „Noi ne îndreptăm acum atenția către industrie și către servicii profesionale de con­­tabilitate“, detaliază Apolozan și adaugă că „suferința e mare“, inclusiv în zona serviciilor clasice de contabilitate. Un segment despre care spune că, în perioada 2007-2008, era o abundență de mână de lucru, relativ ieftină.

Potrivit lui Apolozan, în serviciile de contabilitate găseai relativ ușor oameni care să introducă date, iar pentru un antreprenor era mai simplu să plă­tească un angajat care să completeze ma­nual o factură decât să automatizeze. În noul context însă, nevoia de automatizare se va resimți tot mai acut.

Liviu Apolozan amintește și de industriile integrate, cum ar fi auto, în cazul căreia procesele sunt automatizate de ceva timp pe partea de comenzi, însă pe zona de facturare acestea sunt în întârziere. În opinia sa, deficitare la automatizarea proceselor contabile și de facturare mai sunt întreprinderile mici și mijlocii (IMM), dar și seg­mentul de stat. În cazul acestuia din urmă, spune Apolozan, lipsa unei automatizări, în special în zona de administrație locală și centrală, este vizibilă în desfășurarea in­teracțiunii cu petenții, mai ales în condițiile în care contactul fizic este drastic limitat.

„Avem soluții pentru colectarea TVA, dacă statul va avea nevoie“, adaugă Apolozan, care spune că este loc de automatizare și în cazul administrației publice, și în sistemul de sănătate. Mai mult, spune că aceste două domenii ar putea funcționa mult mai eficient dacă procesele ar fi automatizate, nu doar în perioada de criză, ci și în situații normale.

Precauția obligatorie

Despre perioada ce va urma relaxării măsurilor impuse prin ordonanțele militare, Apolozan spune că va fi extrem de dificilă pentru mediul de business. „Să vedem dacă sta­rea me­ditativă va dura și după ieșirea din criza sanitară, pentru că după aceasta va urma un alt fel de criză“, adaugă antrepre­no­­rul. El crede că orice companie va fi vul­ne­rabilă de acum înainte dacă nu va înțe­lege nu doar cum se vor schimba nevoile celor pe care i-a avut clienți, dar și ce nevoi vor avea cei cu care va semna noi contracte.

DocProcess estimase pentru acest an o creștere a cifrei de afaceri până la aproximativ patru milioane de euro. Acum însă, „trebuie să vedem ce se întâmplă în urmă­toa­rele două-trei luni, ca să revizuim pro­iecția“, detaliază Liviu Apolozan. Crede că tendința va fi una de creștere, însă aceasta va fi cel mai posibil în salturi. Cu toate că este o perioadă grea, a început chiar să facă noi angajări. Estimează că ar putea să piardă o parte din clienții din fashion sau bricolaj, dar caută să compenseze cu semnarea de noi contracte cu firme din alte domenii.

În decursul ultimelor decenii a căpătat destulă experiență și a trecut prin multe si­tuații. Absolvent al Facultății de Elec­tronică din cadrul Universității Poli­tehnice București, Liviu Apolozan a lucrat înainte de Revoluție în cadrul Institutului de Cercetare și Proiectare Electrotehnică, peri­oadă în care a dezvoltat alături de alți colegi un proiect de inteligență artificială prin care puteau fi sprijinite stațiunile de foraj marin. Antreprenorul a spus în urmă cu doi ani pentru NewMoney că în acea perioadă i-a încolțit în minte ideea susți­nerii proceselor de automatizare.

În 1990 a plecat în Franța, unde a lucrat în IT pentru mai multe companii. A revenit în țară în 2005 și a intrat în antreprenoriat cu servicii de consultanță. Din 2013, Doc­Process s-a transformat într-un producător de software bazat pe RPA. În a doua jumă­tate a lui 2019, compania a primit o inves­tiție din partea fondului de private equity Morphosis Capital, țintind astfel către dezvoltare globală, cu un prim birou deja des­chis în Franța.

Înainte de a deveni un ju­cător la nivel global, DocProcess a fost fondată ca o firmă de familie de soții Da­niela și Liviu Apolozan. Acum, compania joacă la un alt nivel și are alte necesități de finanțare. Apolozan spune că, deo­cam­dată, deține controlul businessului, dar nu exclude ca pe viitor să mai accepte o infuzie de capital din partea unui alt fond de investiții. Până atunci însă, va încerca să gestioneze situația creată de pandemie. Cum altfel dacă nu prin automatizare?


Acest articol a apărut în numărul 89 al revistei NewMoney. FOTO: Laszlo Raduly

Citește ultimul număr al revistei NewMoney în format e-paper

Cu o experiență de peste 20 de ani în presa românească, Florel Manu a debutat la Radio PRO FM, după care și-a continuat activitatea la mai multe trusturi media precum PRO TV, Antena1 și Antena3, Adevărul, The Money Channel. Acoperă domeniile retail, real estate și turism.